El «secreto de protocolo» es un principio notarial que hace referencia al deber que tiene el notario de impedir que personas extrañas a un documento notarial accedan indebidamente a su contenido y, por tanto, a los datos personales de las personas físicas que comparecen y a todo aquello que pertenece a su esfera privada.
La reciente creación del Portal Notarial podría llegar a poner en peligro este principio, según fuentes jurídicas consultadas, ya que permitiría que toda la red de notarios accediera a las declaraciones de la voluntad de personas físicas contenidas en los protocolos notariales.
El Portal Notarial -cuya titularidad ostenta una empresa privada denominada Ancert, una sociedad de responsabilidad limitada- opera bajo la promesa de «gestiona tus documentos notariales estés donde estés» y ofrece a los usuarios registrarse para que puedan tener en la nube su información notarial, y así poder solicitar tramitaciones virtuales.
Es información que no puede pertenecer ni al Estado ni al colectivo de los Notarios ni siquiera amparados en la protección del fraude
El problema es que el portal permitiría a la red de notarios y miembros de Ancert acceder a la información sin control sobre quién accede ni si el acceso tiene el consentimiento de la persona física cuyos datos figuran en los protocolos.
EL RIESGO DEL MAL USO DE INFORMACIÓN SENSIBLE
Según las fuentes jurídicas consultadas por MERCA2, existe un riesgo de mal uso de información sensible y una eventual vulneración del secreto de protocolo, al permitir a la red de notarios y a miembros de Ancert acceder a los documentos notariales incluidos en el Portal, con la consiguiente posible vulneración de la normativa de protección de datos personales.
«Es información que no puede pertenecer ni al Estado ni al colectivo de los Notarios ni siquiera amparados en la protección del fraude, ya que para ello ya existe el Índice Único que a través de los índices comparte la información justa y necesaria con las distintas instancias públicas. Esos datos solo pertenecen a la persona física que comparece en los protocolos notariales», afirman las mismas fuentes.
El pasado 24 de noviembre, el grupo parlamentario de Esquerra Republicana de Catalunya (ERC) presentó en el Congreso de los Diputados una moción en la que recordaba que esta iniciativa del repositorio único de DNI había sido calificada de incompatible con la normativa de protección de datos personales por parte de la Agencia Española de Protección de Datos. Preguntados por la misma, ERC no ha querido pronunciarse sobre este asunto pese a la insistencia de MERCA2.
LA JUSTICIA ANULÓ EL ANTERIOR INTENTO DEL CONSEJO GENERAL DEL NOTARIADO
No es la primera vez que se pone en cuestión el tratamiento de los datos en las notarias. Ya en octubre de 2020, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid obligaba a los notarios a destruir la base de datos que habían creado para digitalizar y conservar los DNI de los ciudadanos. Una iniciativa que incluía el DNI de los clientes de todas las notarías de España en un repositorio único al que cualquier notario o miembro de Ancert tenía acceso y para la que carecían de amparo normativo.
En esta sentencia se declaró nulo de pleno derecho el acuerdo del Pleno del Consejo General del Notariado (CGN) de 2017, por el que reguló la digitalización del DNI de todos los intervinientes en escrituras públicas y la remisión de copia electrónica de estas mismas escrituras si tenían objeto mercantil.
Según la tribunal madrileño, el pacto excedió sus propias competencias y afectaba directamente a los ciudadanos. En este sentido, ordenó la destrucción certificada de todos los datos y documentos de los que pudiera disponer el Consejo General de la Notaría bajo este acuerdo. El CGN había procedido a digitalizar el DNI a través de la plataforma SIGNO, junto a la grabación centralizada y gratuita de los datos correspondientes a empresas y que afectaban a la titularidad real.
EL CGN PEDÍA LA COPIA DEL DNI A LOS NOTARIOS
De esta forma, los notarios debían remitir los DNI digitalizados de quienes hubieran firmado la escritura. También lo exigieron para la documentación mercantil, fuera total o parcialmente. Sin embargo, el TSJM recordó que los notarios tienen la obligación de confeccionar índices informatizados y remitirlos a los Colegios Notariales, mientras el CGN a partir de dichos índices debe confeccionar el índice único informatizado.
Por esta razón, señaló que «nos encontramos con una disposición general que excede de una mera organización interna». En este sentido, apuntó que este acuerdo «es una obligación por la que todos los notarios, sin distinción, procedan cualquiera que sea la ocasión y las circunstancias, a la conservación del DNI y su digitalización para su posterior inclusión en lo que se denomina un nuevo repositorio único de imágenes».
«Afecta en primer lugar a los notarios a los que se les impone una obligación inédita, pues la legislación notarial solo requiere la identificación de las personas pero no la conservación del DNI», redactó el tribunal.
EL CONSEJO DE LOS NOTARIOS SE EXCEDIÓ EN SUS COMPETENCIAS
Además, el Consejo General de la Notaría se excedió en la ley de blanqueo de capitales, que únicamente requería en ese momento «la conservación de la documentación de identificación en determinadas ocasiones y en relación a personas concretas«, excluyendo actos notariales o registrales sin carácter económico o sin relevancia.
También afeó la digitalización y el tratamiento de los datos del DNI, al carecer de soporte legal. De esta forma, el Consejo General del Notariado no tenía el consentimiento de su legítimo propietario para guardar estos datos.
El acuerdo de 2017, además, incumplía la normativa que afecta a los notarios. «La legislación notarial impone a los Notarios la obligación de custodia, hasta el punto que no pueden permitir tampoco sacar de su archivo ningún documento que se halle bajo su custodia por razón de su oficio, ni pueden dejar examinarlo, sin que proceda un decreto judicial, salvo lo dispuesto en la norma», rezó el propio tribunal. Así, el CGN transgredió las competencias exclusivas de cada uno de los notarios. Cabe recordar que este Consejo está bajo las órdenes del ministro de Justicia y de la Dirección General de los Registros y Notariado.
«El CGN carece obviamente de capacidad normativa general que pueda obligar a todos los notarios«, aclaró en la sentencia. De hecho, el tribunal afirmó que esta cuestión afecta «al secreto del protocolo o a la intimidad de las personas». Y añadió que, en todo caso, «las reglamentaciones organizativas le corresponderían al Ministerio de Justicia o el de Economía.
El TSJM afirma que el CGN «carece de competencia para recabar directamente y de forma generalizada e indefinida cualquier información del notario». El CGN pudo recurrir esta sentencia.
Nota de la redacción:
A raíz de la publicación de esta noticia el Consejo General de Notarios de ha dirigido por varias vías a este medio exigiendo «la retirada de esta noticia» bajo amenaza de «acciones penales».
MERCA2 no admite presiones ni amenazas, ni retirará esta noticia dado su evidente interés público y trascendencia para todos los ciudadanos. Nos sorprende que eminentes juristas como los representantes del CGN lleguen a plantear la censura informativa siendo la libertad de expresión y prensa un pilar fundamental de nuestro Estado de Derecho.
En su escrito el CGN considera que este medio le imputa en el presente artículo un delito, cosa que ni pretendemos, ni sucede en ningún caso. La mera amenaza por parte del CGN intentando de manera torticera de limitar la libertad de prensa y expresión, no hace sino aumentar nuestro interés por esta información que seguiremos en lo sucesivo convenientemente.
A continuación reproducimos íntegramente el remitido del CGN, para clarificar sus matices y su postura, sin implicar en ningún caso que MERCA2 esté de acuerdo con estas matizaciones y considerando que en nuestra opinión corroboran de facto la información publicada:
Ante la difusión hoy en su portal de la noticia titulada “El Portal Notarial podría poner en riesgo el secreto de protocolo”, el Consejo General del Notariado quiere manifestar:
- Lo que se dice en esa noticia, y en la que no se identifica ni tan siquiera las fuentes, es una calumnia tipificada penalmente (al imputarse al CGN un delito perseguible de oficio). Por ello, le instamos a que elimine dicha información.
- En caso de que sigan manteniendo la noticia publicada nos veremos obligados a emprender las acciones penales pertinentes contra su medio.
Sobre los contenidos difundidos en dicha noticia y que son falsos y calumniosos, nos gustaría señalar tajantemente:
- Toda la información en papel o digital de los notarios es supervisada por la Agencia de Protección de Datos.
- La función y los servicios notariales están amparados por la ley. Los notarios son funcionarios públicos.
- El Portal Notarial del Ciudadano, como sede electrónica del notariado, es titularidad del CGN como consecuencia da la función pública atribuida a este.
- El Portal cumple los mismos requisitos y garantías que el resto de sede electrónicas previstas en la legislación.
- El Portal Notarial del Ciudadano pertenece al Consejo General del Notariado y está segurizado. El acceso por el ciudadano a su espacio privado es con claves y con acreditación notarial. Nadie más que él puede acceder a su espacio.
- Del mismo modo, nadie más que el notario puede acceder a los documentos notariales que custodia. Cada notaria tiene un servidor propio con las copias electrónicas de los documentos notariales autorizados por el notario titular, al igual que tiene los protocolos en papel en un archivo. Solo el notario y el personal por él autorizado, bajo la responsabilidad de este, pueden acceder.
- Ancert es una empresa 100% del Consejo General del Notariado y su personal presta funciones informáticas. No tiene acceso al contenido de los índices ni del portal.
