Ser autónomo tiene sus cosas buenas y malas, pero quizá uno de los aspectos más desfavorables es que las obligaciones de estos profesionales parecen no acabar nunca. No solo tienen que realizar el que es su trabajo, sino que además hay que llevar a cabo labores de marketing para conseguir nuevos clientes y también hacer las labores administrativas y de gestión, entre las que se incluye la llevanza de la contabilidad. Por suerte, hay herramientas como Excel que hacen que esto resulte mucho más sencillo.
A día de hoy podemos encontrar muchas aplicaciones que son de ayuda a la hora de hacer las labores de contabilidad, pero son muchos los autónomos que siguen prefiriendo hacer uso de las clásicas hojas de cálculo. Esto se debe a que, a pesar de los años que han pasado desde que llegara al mercado, Excel sigue siendo una de las herramientas ofimáticas más prácticas.
Además de que su uso es sencillo (aunque no todo lo intuitivo que debería ser), lo bueno de este programa es que una vez que se ha creado la plantilla es muy fácil ir introduciendo los datos y poder analizar los resultados de un solo vistazo. De hecho, cuanto más completa sea la plantilla que se use más fácil resulta hacer un estudio de la contabilidad.
¿Por qué es tan importante controlar los gastos?
Como autónomo es imprescindible que controles los ingresos que obtienes con tu actividad, pero nunca debes perder de vista los gastos. Puedes pensar que estás ganando una buena cantidad de dinero, pero nunca vas a saber lo que realmente estás ganando si no haces una equivalencia entre los ingresos y los gastos.
Controlar los gastos te ayuda a conocer la rentabilidad de tu negocio, pero también te puede ayudar a tomar decisiones estratégicas de ahorro y en la elaboración de un presupuesto que te sirva de guía para conseguir los objetivos que te has marcado.
Además, tener tu contabilidad organizada es fundamental si tienes que pasar por una inspección de Hacienda. Ya que así te resultará mucho más fácil justificar los gastos y los ingresos que has declarado en cada momento.
Lo bueno es que no hace falta ser un experto para gestionar la contabilidad de un pequeño negocio, puedes hacerlo fácilmente con Excel.
Ventajas de Excel en el control de gastos
La primera gran ventaja es que ahorras tiempo, que es algo que como autónomo nunca te sobra. El esfuerzo más grande será crear la plantilla que vas a usar para la contabilidad, pero incluso podrías descargar alguno de los cientos de modelos que puedes encontrar online. Una vez que tienes esa base ya solo tienes que trabajar sobre la misma, así que bastará con que vayas actualizando los datos periódicamente.
Al usar las fórmulas de Excel te evitas en incurrir en errores. Puedes sumar, restar, multiplicar o dividir cifras directamente desde el programa, lo que te evita tener que perder tiempo en hacer correcciones.
Esta herramienta es cada vez más dinámica y puedes compartir la hoja de Excel en la que estás trabajando con otras personas y que estas trabajen en ella, lo que agiliza la gestión de la contabilidad.
A todo ello súmale que puedes modificar la apariencia de la hoja de cálculo como tu prefieras, con diferentes colores de relleno o de texto, usando diferentes fuentes, cambiando el tamaño de los números, etc. Así consigues que tu hoja de control de gastos e ingresos sea justo como tú quieres y que de un solo vistazo puedas localizar la información que te hace falta en cada momento.
Excel más allá de la contabilidad
Si algo bueno tiene este programa es que es muy versátil, así que lo puedes usar para mucho más que para llevar la contabilidad. Te puede ayudar en otras áreas de tu negocio gracias a su sistema de tablas.
Resulta muy práctico a la hora de organizar tareas. Puedes crear hojas en las que determinarás cuáles son las tareas pendientes, quien las va a realizar y la fecha prevista para llevarlas a cabo. Si tienes un equipo de trabajo te puede resultar muy útil para asegurarte de que todo el mundo saber lo que tiene que hacer y cumple a tiempo con sus obligaciones. Conseguirás aumentar fácilmente la productividad.
Excel también es útil como herramienta para organizar el personal. Si no tienes demasiados empleados con una sencilla hoja de cálculo puedes hacer una buena gestión de turnos de trabajo, días libres, vacaciones y otras cuestiones que afecten a tus trabajadores.
El control del stock es una tarea que puede resultar complicada para quienes no están especializados en logística. Quedarte sin stock es un problema, pero también lo es tener más unidades almacenadas de las que vas a necesitar, ya que esto te hará perder rentabilidad. Lo bueno es que una hoja de cálculo puede ayudarte también en esta tarea. Con ella realizar un mejor control de las entradas y salidas de productos, así siempre sabes en qué estado se encuentra tu stock.
En tu relación con proveedores y clientes también puede resultar de utilidad Excel. Puedes crear una hoja de cálculo para llevar un registro de proveedores y clientes. Así sabrás qué has comprado a cada uno, precio pagado por los productos y facturas que tienes pendiente de pagar.
En el caso de los clientes una hoja de cálculo te puede ayudar a hacer un seguimiento de las ventas que haces y de las facturas que tienes pendientes de pago e incluso las que ya están en proceso de reclamación.
Para autónomos y pymes que no tienen una contabilidad demasiado compleja ni un estructura organizacional demasiado grande, Excel sigue siendo una de las herramientas más prácticas, de ahí que su uso sea tan habitual.
Aunque es un programa fácil de usar, hay funcionalidades algo más complejas que pueden llegar a ser muy útiles. Por tanto, si te has decidido a usar esta herramienta en la gestión de tu contabilidad o de otras áreas del negocio no es mala idea que te formes en relación con ella para sacarle el máximo partido posible.
