El transporte internacional de mercancías siempre es algo complejo. Hay que recorrer miles de kilómetros, se depende del estado de las carreteras, del clima, hay que hacer papeleo en las aduanas si las hay, etc. Todo se complica aún más cuando hablamos de ferias y eventos, pues entonces a todo lo anterior hay que añadir el tener que trabajar con una fecha límite, la cual no se puede sobrepasar.
¿Con qué desafíos nos encontramos en estos casos?
Hay varios desafíos a la ahora de transportar materiales para ferias y eventos. Por ello, conviene conocerlos de antemano, pues eso nos permitirá anticiparnos a ellos.
Plazos estrictos
Las fechas de las ferias no se pueden mover porque las mercancías necesarias para la organización no hayan llegado. Aquí, los retrasos no son asumibles y por eso conviene hacer una planificación anticipada.
Eso significa que no hay que dejar para última hora la contratación del transporte. Se han de tener en cuenta los problemas que pueden surgir, lo que quiere decir que la mercancía debe estar en el destino días antes de comenzar a montar la feria.
Esta antelación es aún más importante si se necesita un servicio de transporte especial, el cual se requiere cuando se mueven bultos de grandes dimensiones que exceden el tamaño de la plataforma o del remolque del camión.
Es posible que haya que coordinar varios medios de transporte
Aunque en Europa el transporte de mercancías por carretera es el que predomina, cuando hablamos de transporte para eventos no es raro que se deban combinar varios de ellos, en especial el camión con el avión.
Dicho de otro modo, hay que coordinarse lo que añade más dificultades. Por ejemplo, con el fin de que el camión tenga acceso al aeropuerto, será necesaria una serie de documentación que puede tardar días en llegar.
Si hay aduanas hay que tener en cuenta la documentación
Pese a que estar dentro de la UE lo ha facilitado todo, lo cierto es que siguen haciendo falta documentos como facturas, certificados, etc.
Si vamos a pasar por alguna aduana esto se complica más y estas aduanas las tenemos tan cerca como Suiza o el Reino Unido. Por eso, si debemos llevar mercancías a estos lugares, siempre hay que contar con el tiempo de espera en las aduanas.
¿Cómo podemos tener éxito?
Con el fin de que las mercancías lleguen dentro de plazo, una buena idea es contar con empresas especializadas. Si tienen experiencia en el manejo de cargas para eventos mejor, pero basta con que hagan viajes internacionales con regularidad.
Implementar sistemas de seguimiento en tiempo real también ayuda. Con ellos sabemos siempre dónde está la carga, cuándo se mueve, etc. De esa manera, vamos a ver si hay inconvenientes incluso antes de que nos los notifiquen y eso nos permitirá anticiparnos.
Por si acaso, conviene tener un seguro que mitigue los riesgos financieros si la feria no se llega a celebrar, o si no se puede hacer como estaba previsto por la falta de mercancías o suministros.
