Hace poco la normativa con respecto al sistema de control de horas de un trabajador dio un cambio. Desde mayo de 2019, hay que tener en cuenta algunos aspectos legales tanto para empresarios como para los trabajadores.
No existe un solo sistema para llevar a cabo este control. Desde hace años se ha hablado de implantar sistemas biométricos para realizarlo. Esta es una iniciativa que nació en el sector público para acabar con el absentismo laboral de los empleados públicos.
Sin embargo, el gobierno ahora ha querido dar un paso más y lo ha implementado también en el sector privado. Desde mayo de este año, además ha decidido hacerlo obligatorio. Por ello, debes conocer cómo controlar las horas de trabajo y te damos los pasos para poder hacerlo.
El nuevo Decreto de control de las horas del trabajador
Dentro de los nuevos cambios publicados en mayo en el Estatuto de los Trabajadores, encontramos la modificación del Artículo 34. En este se incluye la obligatoriedad de registrar las horas del trabajador.
Ahora las empresas deben crear un registro diario de la jornada de cada trabajador. Este debe incluir el horario de entrada y salida, que nunca puede superar el límite legal de horas extraordinarias (80 por año).
Además, el empresario tiene la obligación de conservar estos registros durante cuatro años. Y siempre que le sean requeridos deberá ponerlos a disposición de la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social. El incumplimiento de este registro obligatorio constituirá una infracción grave a la que corresponderá una multa.
Así debe actuar la empresa
El Ministerio ha creado una Guía para el registro de horario laboral, para que tanto la empresa como el trabajador conozcan el modo de actuación ante la nueva Ley.
En ella se especifica que la obligación de este registro se completará, tanto en forma física como digital, con un sistema que proporcione información fiable, no manipulable y que no pueda ser alterada. En el caso del trabajo a distancia, este se hará de forma telemática.
Cuando existan trabajadores que realicen la actividad fuera del trabajo, se debe tener en cuenta el tiempo de trabajo y los intervalos que pasa a disposición de la empresa. El registro también debe reflejar los tiempos de descanso, tanto voluntarios como obligatorios.
Cuidado con el tratamiento de los datos biométricos
Los datos biométricos son considerados como especialmente sensibles. Por ello, su tratamiento debe contar con algunas actuaciones y medidas de seguridad. Siempre para ir en concordancia para lo que dictan la RGPD y la LOPD.
En primer lugar, se debe informar de forma previa al trabajador de modo preciso del tratamiento que se hará de los datos. Además, se debe realizar un tratamiento adecuado siempre teniendo en cuenta la finalidad para la que se han obtenido. Contando en todo momento con el consentimiento de los trabajadores.
Por último, se debe realizar una Evaluación de Impacto sobre la información recabada y el registro de actividades de dicho tratamiento.
Medidas de seguridad a tomar en cuenta
Existen algunas medidas de seguridad a tener en cuenta para aquellos responsables del tratamiento de los datos, con el fin de mantener la privacidad del trabajador.
Entre ellas se encuentra el almacenamiento no centralizado y el uso de plantillas biométricas. También el cifrado de datos y la supresión de forma automática de los datos cuando se cumpla el fin con el que fueron tomados.
Por último, también se debe establecer un protocolo de acceso. En él se registrará la persona que ha accedido a los datos, así como la fecha, hora exacta, etc.
Control por medio de sistemas electrónicos
Gracias al avance de las nuevas tecnologías, actualmente se puede llevar un mayor control sobre el trabajador, su horario y sus tareas.
Por ejemplo, en la empresa Amazon existen brazaletes que los trabajadores de los centros logísticos de EEUU llevan y con los que se detecta el movimiento de sus manos en todo momento. De esta forma se puede controlar qué hacen en sus horas de trabajo.
Esto está controlado y no sobrepasa los límites de libertad del empleado, aunque sí ayuda a saber cómo ha invertido el tiempo y cuánto tiempo ha estado trabajando.
Infracciones y sanciones sobre el control de horas
En una inspección de trabajo en la empresa, los encargados de la misma puede realizar entrevistas a los trabajadores, así como a sus representantes y solicitar toda la documentación pertinente.
Además, ahora también pueden pedir el registro del control de las horas de trabajo, por lo que es importante cumplir con la Ley y llevarlo al día para no tener ningún problema.
Con respecto a este tema, los inspectores pueden imponer sanciones si han visto irregularidades en los registros o estos directamente no existen. Estas multas pueden ir de los 626 a los 6.250 euros según el caso.
Cómo registrar las horas
La empresa debe garantizar un registro diario de la jornada laboral. En él se incluye el horario de inicio y fin de esta.
El registro de este control de horas debe ser pactado en la negociación colectiva. El empresario decide, después de consultar a los representantes del trabajador, cómo se organizará y documentará el registro.
Si este se hace por medios electrónicos, el Inspector puede solicitar la impresión de los registros. Si es por medios manuales, solicitará una copia, aunque también puede ver directamente el original. Es obligatorio, además, que el trabajador reciba un resumen a fin de mes con la jornada realizada.
Existen aplicaciones que ayudan
Para ayudar a las empresas en el control de horas del trabajador, existen aplicaciones como Sage Control Horario, un software nativo de Cloud.
Esta es una plataforma intuitiva diseñada expresamente para las empresas que apuesten por la digitalización de los registros. Además, cuenta con una versión en forma de app y una versión web. Ambas son muy sencillas de gestionar.
Esta cuenta con un sistema de fichaje digital. Los trabajadores disponen de su jornada laboral, calendario, pueden solicitar vacaciones, etc. También se integra con otros sistemas como el de biometría. Como plus, cabe la posibilidad de emitir listados oficiales que pueden ser requeridos por la Inspección de Trabajo.
