Uno de los grandes desafíos a los que se enfrenta cualquier empresa es la lucha contra el absentismo laboral. Afecta al rendimiento económico del negocio, pero también influye en la cohesión entre los distintos departamentos y al buen ambiente en el lugar de trabajo.
El absentismo laboral hace referencia a las ausencias de cualquier empleado de su puesto o función, ya sean de manera justificada o no. La Organización Internacional del Trabajo lo define como una situación en la que el profesional “no se presenta a su lugar de trabajo o acude menos horas de lo estipulado”, cuando desde la compañía se “esperaba que acudiera o permaneciera todo el tiempo en dicho lugar”.
Hay que aclarar que no solamente hace referencia a las faltas injustificadas y retrasos. También incluyen esas ausencias justificadas, cuando existe una comunicación por parte del empleado disculpando dicha acción.
Cuando el número de faltas es muy alto, no solo se comprometen las cuentas de la empresa, también repercutirá sobre los compañeros y el resto de áreas, ya que alguien tendrá que asumir sus funciones y la carga de trabajo que asumen los demás será mucho mayor. En este sentido, resulta imprescindible conocer qué se esconde detrás de ese comportamiento del trabajador para poner una solución y evitar el absentismo laboral.
Tipos de absentismo laboral
Para poder tratar cada caso concreto será preciso conocer los distintos tipos de absentismo laboral. Entre ellos hay que centrarse en los siguientes cuatro.
Ausencia justificada
El trabajador avisa a la empresa de su ausencia con los motivos que le impiden presentarse en el puesto o cumplir con sus obligaciones laborales durante el horario estipulado. Entre las opciones a las que recurren, por ejemplo, se encuentran una mudanza o la enfermedad de un familiar.
Absentismo presencial
En este caso, el empleado acude a su puesto de trabajo, pero no cumple con sus obligaciones profesionales, ya que pierde el tiempo en otras labores o simplemente deja pasar las horas. Esto hace que no sea productivo para la compañía.
Un comportamiento así puede deberse al estrés, falta de motivación, sobrecarga de tareas debido a la desorganización o ausencia de comunicación con otros departamentos de la empresa.
Absentismo emocional
El absentismo emocional también suele darse con bastante frecuencia. En esta situación, el profesional acude a su puesto y realiza las tareas que se le encargan, pero su cabeza es probable que se encuentre en otro sitio. Estos casos ocurren cuando el profesional no se siente identificado con la compañía, hay una falta de motivación o sufre algún tipo problema físico.
Absentismo injustificado
El absentismo injustificado tiene lugar cuando el empleado se ausenta del puesto o no cumple con sus funciones dentro del horario establecido sin que haya una justificación que explique dicha falta.
Consecuencias del absentismo laboral para las empresas
El absentismo puede llegar a suponer un serio problema cuando se convierte en una práctica generalizada. Repercutirá de manera negativa sobre la productividad y los resultados de la empresa.
Reducción de ganancias y de productividad
Un absentismo descontrolado y prácticamente rutinario supone un grave contratiempo para cualquier negocio, ya que impedirá que puedan cumplir con los objetivos marcados. En muchas ocasiones se traducirá en un retraso en la producción o en una deficiente atención a los clientes. A fin de cuentas, lo que se verá perjudicado será la rentabilidad y la imagen de la compañía.
Repercute en toda la plantilla
Las labores que no desempeñe el trabajador ausente tendrá que asumirlas otro compañero. A nadie le resulta agradable cubrir las faltas y completar las tareas que otros han dejado a medias. Esto hará que incluso aquellos con más motivación y con un rendimiento más óptimo pierdan ese interés y ya no ofrezcan su mejor versión.
Los responsables y encargados tienen que hacer frente, además, a la complicada tarea de realizar ajustes y ejercer una mayor presión sobre los profesionales con el ánimo de cumplir con los objetivos. El ambiente laboral no será el mejor.
Se incrementan los costes
La ausencia de ciertos empleados provocará que otros compañeros tengan que hacer su trabajo. Eso supondrá un mayor gasto en forma de horas extras. Cuando el problema de absentismo llegue a ciertos niveles, el área de Recursos Humanos, se verá envuelto en un periodo de despidos, contrataciones y pruebas que implicará una pérdida importante de capital.
Cómo reducir el absentismo laboral
Las empresas se enfrentan a un serio problema cuando tienen ante sí un caso de absentismo reiterado. Pero lo ideal sería adoptar unas medidas preventivas en las primeras jornadas de ausencia para evitar que la situación vaya a más. Entre las claves para combatir esta situación está lo siguiente.
Fijar políticas de ausencia
Dentro de la compañía deben fijarse una serie de normas que se plasmarán por escrito. Los responsables de que se cumplan deben ser los gerentes, supervisores y encargados de área. En cierta medida, tienen la obligación de ser los primeros en respetar los protocolos para gestionar las faltas y cumplir las políticas de asistencia.
Al establecer unas pautas comunes para todos, el funcionamiento de la empresa resultará más eficiente. Además, deben recogerse los pasos a seguir cuando haya una ausencia.
Revisar los procesos para pedir permisos
Una adecuada comunicación interna resulta esencial para evitar el absentismo. Para ello no estaría de más mejorar el proceso de notificación y registro. La incorporación de nuevos software y herramientas que faciliten el proceso de fichar o de gestionar las vacaciones y faltas también influyen.
Fijar programas de bienestar
El absentismo reiterado y de varios profesionales al mismo tiempo puede ser un claro síntoma de que la dinámica de la organización funciona de manera equivocada. Merece la pena conocer el punto de vista de los trabajadores en torno a varias cuestiones de relevancia. Esto ayuda a fomentar un mejor ambiente laboral y previene posibles amenazas.
Pero también sería interesante llevar a cabo un programa de carreras y formación laboral para que se mantenga la motivación entre los integrantes del equipo.
Motivar a los empleados
Los empleados necesitan tener una motivación para ofrecer su mejor versión y sentirse de alguna manera identificados con la compañía. Además de reconocer su esfuerzo con un salario acorde a sus responsabilidades, también se le puede premiar con un paquete de beneficios como puede ser un presupuesto extra para formación, una ayuda de asistencia a la guardería, bono de cultura o cursos profesionales. La flexibilidad horaria, el teletrabajo o la prestación de unos servicios también contribuyen a ello.
Formación de los empleados
El empleado necesita sentirse importante y no sentirse estancado dentro de un negocio. De ahí que adquiera una gran relevancia su formación. En cierta medida, las empresas tienen la obligación de poner todo de su parte para que continúe con su formación y mejore sus conocimientos. Será beneficioso para las dos partes. El hecho de saber que podrá mejorar dentro de una misma empresa supone una motivación para el equipo.
Cómo calcular el absentismo laboral
Existen varias formas de calcular el absentismo laboral dentro de una organización, pero hay una que resulta muy sencilla. Consistirá en seguir la siguiente fórmula.
Número total de horas de ausencias / número total de horas trabajadas x 100
En primer lugar, para conocer el número de horas de absentismo habrá que sumar todas las horas de ausencia de los distintos trabajadores. Esto incluye tanto las faltas justificadas como las injustificadas, los retrasos en las entradas o las faltas completas. Al cabo del mes, por ejemplo, es posible que asciendan hasta las 50 horas en una empresa de 15 empleados.
El segundo paso nos llevará a calcular el número total de horas al mes. Debe multiplicarse el número de profesionales por las horas trabajadas al día y el número de días que componen el mes. Un ejemplo sería el siguiente: 15 trabajadores x 8 horas diarias x 20 días mensuales. Esto daría un resultado de 2.400 horas de trabajo.
El índice de absentismo, en este caso concreto, se mediría dividiendo las 50 horas de ausencias / 2.400 horas de trabajo x 100. La tasa se ausencia se elevaría hasta el 2,08% en la compañía.
