En numerosas ocasiones un proceso de negociación con proveedores genera cierto estrés al director de Compras. Se requiere mucha habilidad para saber equilibrar la firmeza en conseguir los objetivos y seguir la estrategia de negociación, y la flexibilidad para hacer las concesiones que sean necesarias, previamente analizadas.
Solo el 25% del tiempo que se dedica a un proceso de negociación, se emplea en la negociación propiamente dicha. El 75% restante se debe utilizar en la preparación previa.
CINCO CLAVES PARA SER «UN AS» Y SALIR VENCEDOR EN ESE PROCESO
Información. Es imprescindible analizar la información de la gestión de compras y del proceso de negociación que se ha llevado en los últimos años, estructurar las ofertas recibidas de los proveedores, de forma que sean comparables y claras, para evaluarlas. De este modo tener la información precisa sobre las compraventas previas y la competencia a la hora de negociar, dejando diseñadas las posibles respuestas.
Otro punto importantísimo es dedicar tiempo a conocer a cada proveedor, empezando por la información pública de sus estados financieros y ampliando este análisis a los datos no operativos como puede ser la revisión de su página web, sus redes sociales… el conocimiento siempre genera una ventaja competitiva.
Análisis. Cada empresa ha de estudiar las propias necesidades y las condiciones y requisitos que debe exigir de sus proveedores.
El director de Compras debe pensar ante una nueva negociación: ¿cuáles son las necesidades reales de la empresa? ¿El abastecimiento cubre realmente los requerimientos del proceso de producción o de la estrategia de crecimiento?
Así mismo, interesa mucho definir bien, punto por punto, las fortalezas de la propia empresa y las de los proveedores. En base a ellos, se pueden determinar los hitos de la negociación, a modo de una hoja de ruta acerca de la competitividad, rentabilidad, adecuación y estructura de costes.
Estrategia. El director de Compras debe definir estrategias de negociación, que en las grandes compañías deben ser aprobadas por la alta dirección. Incluirán los objetivos primarios y secundarios a discutir durante el proceso, los rangos aceptables para cada elemento objeto de negociación, la solución máxima (Maximum Supportable Solution – MSS), la solución mínima (Least Acceptable Solution – LAS), así como identificar la mejor alternativa a un acuerdo (Best Alternative to a Negotiated Agreement) y el plan de “último recurso”, en caso de que la negociación no se desarrolle con éxito.
Técnica. Saber aplicar las técnicas más adecuadas a cada proceso es tan importante como la estrategia. Supone maestría en emplear las habilidades propiamente dichas de negociación y saber dar la importancia adecuada a cada factor que influye en el proceso.
Si existe un equipo en la negociación, se asigna a cada uno una tarea y a la vez han de ir de la mano: ¡Todos a una!
Ayuda establecer un “código de gestos”, que indique cuándo es necesario callar u orientar de otra manera el discurso.
Por otra parte, todos han de participar en la preparación y etapas del proceso y conocer la información, los objetivos y la estrategia.
Confianza. Cuidar las relaciones con los proveedores hasta lograr una colaboración estratégica, facilita enormemente la negociación de las condiciones y del precio. Ser transparente para compartir con los proveedores información sobre la empresa, pagar sin retrasos, etc., son actuaciones que crean confianza.
La era de las nuevas tecnologías ha cambiado mucho la gestión de las relaciones con los proveedores. Si el Director de Compras aprovecha las oportunidades que brinda la innovación, tendrá más facilidad para conseguir que las relaciones con sus proveedores se transformen en el futuro en alianzas estratégicas, o al menos mejore su situación.
Puede elegir entre diversas soluciones SRM (Supply Relationship Management) para gestionar las relaciones con estos socios comerciales, así como utilizar herramientas específicas para la negociación con proveedores.
Hay otra herramienta tecnológica que gestiona de forma colaborativa entre empresas los descuentos por pronto pago de facturas. Es BilliB, la única solución para las Finanzas de la Cadena de Suministro (Supply Chain Finance o SCF) adaptada a la fiscalidad española.
Con BilliB las empresas consiguen un porcentaje muy alto de éxito en la gestión de los acuerdos de descuento. Éstos se aplican de manera muy flexible y sin presiones por ninguna de las dos partes, consiguiendo que la empresa compradora rentabilice su tesorería con el pronto pago y que los proveedores obtengan liquidez, en el momento oportuno para ambos.
Todo el proceso se realiza de forma digital y sumamente ágil, hasta la liquidación de los pagos anticipados y la elaboración de las facturas rectificativas, a través de una plataforma online en la que las empresas deben registrarse e invitar a su vez a hacerlo a los proveedores que elijan.
Esta solución permite a las empresas fortalecer la colaboración estratégica con los proveedores, sean PYMEs o grandes compañías, y supone un complemento perfecto para las soluciones de SRM, pudiéndose integrar fácilmente con el software ERP.
La gestión estratégica de las relaciones con proveedores debería tener un peso importante dentro de la gestión que hacen las empresas de la cadena de suministro, pues refuerza la eficacia del proceso de abastecimiento y la mejora de la productividad. La gestión eficiente del pago a los proveedores es también otro aspecto vital, que tiene una incidencia importante en conseguir alianzas estratégicas con ellos. Tienen una repercusión directa en el incremento de la rentabilidad.
