La digitalización de las empresas ha dejado de ser una opción para convertirse en una obligación legal. En España, el salto a lo digital ha llevado a la implantación progresiva y obligatorioa de la factura electrónica, promovida por la Ley Crea y Crece, que marcará un antes y un después.
Hay que estar al día con el calendario oficial de obligatoriedad de este sistema para evitar sanciones económicas y adaptarse a tiempo a su nueva realidad administrativa. Por eso, hemos elaborado esta guía dirigida a empresas y autónomos, para que sepan cuándo y cómo seguir los plazos que marca esta nueva normativa.
¿Por qué la factura electrónica es ahora una obligación?
La factura electrónica nace de la Ley Crea y Crece, establecida hace años, pero aún en fase de total aprobación, con el objetivo de combatir la morosidad, fomentar la digitalización empresarial y facilitar la transparencia. Esta norma indica que las operaciones B2B de empresas y profesionales deben quedar registradas en facturas electrónicas.
Este nuevo modelo, además de cambiar los procesos, tiene efectos positivos importantes, como la reducción de costes por acabar con el uso del papel, la agilización de los procesos contables e incluso la disminución de los errores humanos, por no hablar de cómo facilita el control de los gastos y la trazabilidad de la contabildiad.
Es un cambio que beneficia a todas las partes y que, de no aplicarse, puede derivar en sanciones económicas, exclusión de determinadas contrataciones o retrasos en los ingresos.
El calendario de implementación de la factura electrónica: fechas ineludibles
Plazo para empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros
Tras los últimos cambios y aprobaciones, todavía no se ha terminado de asentar el nuevo reglamento. Sin embargo, sí que hay unos márgenes de tiempo claros. Las empresas que facturen más de 8 millones de euros al año tendrán un año para implementar la factura electrónica desde la aprobación del reglamento. Como pronto, hasta 2026.
Plazo para empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros
La mayoría del tejido empresarial tendrá un año más de margen. Habrá 24 meses para implementar el cambio una vez se apruebe la nueva normativa. Así que, por lo menos, podrán esperar hasta 2027.
Notas importantes sobre los plazos
Es importante recordar que los plazos se computan desde la fecha de publicación del reglamento, que todavía no está clara. Además, afecta solo a las transacciones entre empresas y profesionales (B2B), aunque los particulares pueden solicitar factura electrónica si lo desean. Aun así, la preparación debe comenzar cuanto antes.
Requisitos técnicos y legales clave de la factura electrónica obligatoria
La normativa establece que las facturas electrónicas deben tener un formato estructurado que permita su lectura automática por parte de sistemas informáticos. El formato Facturae, utilizado ya en el sector público, es uno de los principales estándares, aunque también se aceptan otros como XML, UBL o EDIFACT, siempre que cumplan con los requisitos legales.
Además, las facturas deben garantizar su autenticidad e integridad implementando el uso de firma electrónica con un certificado digital. En algunos casos, también es posible emplear sistemas EDI (Intercambio Electrónico de Datos) si existe un acuerdo previo entre las partes. Por último, es esencial que tanto emisor como receptor usen sistemas interoperables y compatibles, lo que obliga a seguir los estándares que marca la normativa tanto a nivel técnico como legal.
Cómo prepararse para el calendario de la factura electrónica
La transición hacia la factura electrónica es más que hacer un cambio técnico, implica una revisión integral del sistema de gestión del negocio. Lo primero que hay que hacer es un diagnóstico interno que permita identificar las herramientas actuales de facturación, su compatibilidad con los nuevos requisitos y los procesos que deben modificarse.
A continuación, toca elegir una solución tecnológica que cumpla con la ley. Existen muchas plataformas para eso, desde programas de facturación específicos hasta módulos integrados en ERP más complejos. Además, también hay que formar al personal que usará estas herramientas, abrir una comunicación fluida con clientes y proveedores para avisar sobre los cambios y contar con gestores y asesores que estén especializados en normativa fiscal y este nuevo reglamento.
Herramientas para cumplir con la factura electrónica
Contar con un software especializado va a marcar la diferencia entre cumplir la normativa o arriesgarse a sanciones. Estas herramientas permiten automatizar el proceso de emisión, recepción y almacenamiento de facturas, garantizando que se respeten los formatos exigidos y las obligaciones fiscales. Además, muchas se integran fácilmente con sistemas de contabilidad, tesorería o CRM ya establecidos, facilitando la gestión del negocio, y cuentan con funciones extra para validar datos, controlar el estado de las facturas y gestionar su acceso de forma segura.
Son cambios útiles y necesarios que requieren un proceso de transformación. Para saber más sobre cómo funciona la facturación electrónica, es recomendable echar un vistazo a esta publicación del blog de Holded, especialistas en la materia.
Conclusión
La factura electrónica ya no es una cuestión de futuro: es una realidad con plazos claros. La Ley Crea y Crece ha marcado un calendario, y conocer cada una de sus etapas es clave para evitar errores y sanciones.
No basta con cumplir por obligación, hay que cumplir para sacarle partido, para ganar eficiencia a través de la modernización. Escoger las herramientas adecuadas, prepararse con tiempo y contar con asesoramiento profesional va a ser fundamental en este proceso. Y debes hacerlo cuanto antes.
