Repsol decidió medir cuánto tiempo y trabajo se ahorraban sus empleados con la implantación de la IA generativa Copilot de Microsoft en sus centros de producción y ya tiene una conclusión: la inteligencia artificial (IA) le ahorra dos horas a la semana por persona, y ofrece resultados de mayor calidad. La compañía multienergética española ha sido pionera en la adopción de herramientas de IAGen y se puso manos a la obra en demostrar su eficacia con un estudio que testaba el uso de la herramienta de Microsoft 365 en un grupo de 550 empleados de todas su áreas de trabajo. La IA se ha extendido ahora a todos los trabajadores de Repsol.
Pero es que el interesante estudio ha sido también publicado y alabado por la prestigios publicación MIT Technology Review, la revista online propiedad del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) (la universidad en la que nació internet y el correo electrónico), que ponen en valor el dato concluyente más significativo; tras trabajar con Copilot, el 61,9% del medio millar largo de empleados ha dejado claro que prefieren no volver a trabajar sin ella y el ahorro medio registrado en términos de tiempo ha sido de dos horas brutas por semana y trabajador.
tras trabajar con Copilot, el 61,9% del medio millar largo de empleados ha dejado claro que prefieren no volver a trabajar sin la IA
Estos resultados pueden según las conclusiones, incluso mejorar y ofrecer grandes posibilidades, además de la mejora de productividad, la de afrontar el debate abierto y mirar con otros ojos la propuesta de bajar a 32 horas semanales o cuatro días la jornada laboral.
Los resultados de la investigación y a son motivo de orgullo tanto para los responsables de Repsol como para los de Microsoft a nivel no solo de España. Y es que las empresas a nivel mundial están deseando resolver la duda de cómo afecta realmente la para nada barata y demasiado disruptiva implantación de la inteligencia artificial generativa en las diferentes tareas que se realizan en las empresas e instituciones de todo el mundo.
AHORRO DE HORAS Y GANANCIA EN BIENESTAR
Con el estudio, que trató de medir la eficiencia, la calidad y la experiencia de los usuarios de Repsol, se comprobó que utilizando las herramientas de Microsoft 365, se llegó a ahorrar un promedio de 121 minutos brutos por semana y empleado. La suma da 96,8 horas anuales. Según el estudio, esto ha permitido a esos trabajadores «centrarse en tareas de mayor valor añadido y en otras que modificaban para bien el tiempo de calidad, como el cuidado del bienestar y la salud, el tiempo de estar e interactuar con compañeros, y otras actividades espontáneas.
Según indican los responsables de la investigación, se llegó a cuantificar un ahorro neto en productividad de 15 minutos a la semana y por persona, y «el tiempo restante hasta los 121 minutos, aunque no se consideren productividad, sí se traduce en beneficios asociados a la salud y el bienestar de las personas que impactan en el nivel de compromiso de empleados». Así, parece que sí, que la IA nos puede ir bien a todos aplicada en el trabajo.
No obstante, no todo son bondades y hay aspectos que deben mejorarse. Lógicamente las conclusiones incorporan retos como las decepcionantes o frustrantes situaciones a las que se enfrentan los trabajadores cuando la herramienta no funcionaba como era de esperar, o no ofrecía los resultados apropiados o necesarios, por ejemplo.
el 75% de los empleados con licencia percibe que Copilot para Microsoft 365 les ayuda a reducir el esfuerzo de ejecución de las tareas y un 76% a aumentar la velocidad con las que las realizan
Por áreas de la producción de Repsol, el estudio revela que Copilot le ha ahorrado más tiempo en el trabajo en Operaciones y producción (260,41 min/semana); Ingeniería y mantenimiento (225,42 min/semana); Financiera y seguros (218,67 min/semana) y ha dejado entre los que menos ahorran a colectivos como Asuntos Jurídicos (34,5 min/semana) o Impuestos (15,02 min/semana).
Por categoría profesional, los empleado que más tiempo han ahorrado son los perfiles técnicos cualificados (126,07 min/semana) y los profesionales (112,79 min/ semana) y profesionales sénior (101,83): sin embargo, personas que trabajan en campo (32,19 min/semana) o administrativos (75,87 min/semana) han logrado menores ahorros.
En cuanto a las tareas que se delegaron en Copilot fueron encontrar información (84,1%), resumir documentos (83,5%) y extraer conclusiones (71%). «Aunque un 56,8% de los usuarios considera que Copilot le ayuda a mejorar la creatividad, no es una de las tareas que más delegarían (36,4%), y tampoco delegarían la planificación de su día (32,4%)», indican en el resumen de la investigación.
En cuanto a las herramientas utilizadas, Teams ha sido la aplicación con mejor adopción (65%), con una diferencia de 27 puntos porcentuales con respecto a Outlook en segunda posición (38%) y de Word (29%), mientras que Excel ha sido la aplicación con peor adopción, a pesar de ser una de las aplicaciones más usadas en la organización «debido a la falta de madurez de Copilot para Excel» entonces. También han observado que , a pesar de que Copilot está disponible en ocho aplicaciones, «las personas lo usan, en promedio, en una sola por semana».
En cualquier caso, no hay convergencia ni homogeneidad en los grupos, pero sí cierta unanimidad en los empleados que participaron en él, así «el 75% de los empleados con licencia percibe que Copilot para Microsoft 365 les ayuda a reducir el esfuerzo de ejecución de las tareas y un 76% a aumentar la velocidad con las que las realizan«.
REPSOL Y MICROSOFT INVESTIGARON JUNTOS
En cuanto a las previsión de futuro, las cifras también son halagüeñas: los trabajadores de Repsol consideraron que en el futuro las herramientas probadas les ayudarán más a mejorar la eficiencia (49%); aprender más rápido (14%); y reducir el tiempo dedicado a reuniones (14%). Tras acabar el test, el 61,9% de los empleados con licencia expresaron que no les gustaría volver a trabajar sin esta herramienta.
En definitiva, el 36,6% de los empleados con acceso a Copilot la usaban entre cuatro y cinco veces por semana, y los que no reconocieron que era por falta de tiempo, porque no respondía a sus necesidades o porque la IA ofrecía errores o limitaciones técnicas.
Repsol y Microsoft han contado con la ayuda de Accenture-Avanade y de la edición en español de MIT Technology Review. Caber recordar que Microsoft anuncia Copilot para Microsoft 365 a inicios de 2023 como la integración de la tecnología de IAG de OpenAI en una versión evolucionada del clásico asistente de Microsoft 365 y se integra en aplicaciones como Outlook, Teams, PowerPoint,Word, etcétera.
en el futuro las herramientas probadas les ayudarán más a mejorar la eficiencia (49%); aprender más rápido (14%); y reducir el tiempo dedicado a reuniones (14%)
El paper del estudio -realizado en octubre de 2023, mientras que el lanzamiento oficial de Copilot para Microsoft 365 no tuvo lugar hasta noviembre– especifica que la herramienta estaba entonces en una fase aún incipiente de adaptación en las organizaciones, y en los inicios de la investigación solo alcanzaba a 600 empresas a nivel mundial, «por lo que se proporcionó un avance privado del producto aún sujeto a mejoras de estabilidad y rendimiento».
En Repsol probaron la IA generativa de Microsoft 550 empleados que representaba a escala la estructura de la energética española como empresa, incluidos los distintos niveles de decisión, distintos departamentos y con equidad en la distribución de género y de edades. 300 de ellos accedieron a Copilot y otros 250 ejercieron como grupo de control.
La investigación se llevó a cabo, además de con el uso de las herramientas, mediante entrevistas y encuestas previas y posteriores, cuando el estudio acabó en enero de este año 2024. Se evaluaron y midieron tanto las apps como los entornos en los que se utilizaba más o menos Copilot en todo Repsol.
Uno de los claros éxitos del estudio es que al recoger la opinión y todo tipo de sensaciones de los trabajadores con el uso de la IA generativa. La mayoría reconocieron que al acompañamiento cercano, las acciones de capacitación, la conversación continua compartiendo casos de éxito, trucos o ejemplos de prompts, fueron claves en la adopción y la gestión del cambio.
