Organizar un evento empresarial perfecto requiere tanto una planificación minuciosa como atención a los detalles. Desde la concepción del mismo hasta su ejecución, cada una de las etapas del proceso es muy importante en el objetivo de crear una experiencia memorable y efectiva.
Si esto último es tu meta, entonces has llegado al sitio correcto, porque aquí te presentamos una guía paso a paso con la que podrás organizar un evento empresarial exitoso sin morir en el intento.
Paso 1. Define el objetivo del evento
Antes de cualquier otra cosa, es fundamental establecer el propósito del evento. Para ello debes plantearte algunas interrogantes, por ejemplo: ¿Cuál es su objetivo principal? (lanzamiento de producto, networking, capacitación, celebración, etc.), o ¿Qué resultados esperas obtener? (nuevos clientes, aumento de ventas, fortalecimiento de relaciones, etc.).
Responderte estas preguntas te ayudará a definir de manera clara y más sencilla un objetivo claro que te permitirá ordenar todas las decisiones posteriores.
Paso 2. Establece un presupuesto
Lo siguiente que debes hacer es establecer un presupuesto realista, ya que esto te ayudará a evitar sorpresas y a priorizar gastos. Para ello, es importantísimo considerar todos los aspectos relacionados con el evento.
Por ejemplo, debes tomar en cuenta el valor del alquiler del lugar donde se llevará a cabo la experiencia, el precio del mobiliario, el valor del catering, costes de marketing y gastos imprevistos.
Paso 3. Elige el mobiliario adecuado
Un mobiliario adecuado es fundamental para crear tanto un ambiente profesional como cómodo para todos los asistentes, por lo que es un aspecto que no puedes subestimar. Para ello, es importante elegir un buen proveedor que entienda tus requerimientos y las necesidades específicas del evento.
En este sentido, no puedes de dejar de visitar https://www.ememobiliario.es/, ya que son uno de los principales referentes del sector y con ellos encontrarás una amplia gama de opciones para cualquier tipo de evento empresarial.
Por otro lado, al momento de elegir el mobiliario correcto, asegúrate de que las sillas y mesas sean cómodas, especialmente si el evento se extenderá por varias horas; y de que refleje tanto la imagen de tu empresa como el tema de la experiencia.
Paso 4. Elige el lugar correcto
Elegir el lugar adecuado es vital para el éxito del evento. Para seleccionar el correcto debes tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
- Capacidad: Asegúrate de que el lugar pueda acomodar a todos los asistentes.
- Ubicación: Elige un lugar accesible, preferiblemente cerca de transporte público.
- Ambiente: El entorno debe ser adecuado al tipo de evento. Un espacio profesional es esencial para eventos de negocios.
Paso 5. Considera la logística
La logística abarca todos los aspectos prácticos del evento, los que a su vez son los que hacen funcionar la experiencia. Por ende, ten presente los siguientes elementos:
- Cronograma: Establece un horario detallado que incluya todas las actividades.
- Registro: Planifica un sistema de registro eficiente para los asistentes.
- Transporte: Si es necesario, organiza transporte para los asistentes, sobre todo si el lugar está alejado.
Paso 6. No subestimes el Catering
No solo se trata del lugar o el mobiliario, sino que la comida y bebidas son elementos clave que pueden influir en la percepción del evento, por lo que es un aspecto que no puedes tomarte a la ligera.
Algunas recomendaciones relacionadas son, en primer lugar, decidir si optarás por un servicio de catering, un buffet o un servicio de mesa. Luego, intenta elegir un menú se ajuste a las preferencias y necesidades dietéticas de los asistentes. En cuanto a las bebidas, ofrece opciones variadas, incluyendo alternativas sin alcohol.
Paso 7. Considera los servicios audiovisuales
El equipamiento audiovisual es esencial para presentaciones efectivas. Por lo tanto, no olvides contar con proyectores y pantallas para presentaciones; y buen sistema de sonido para que todos los asistentes puedan escuchar claramente.
Por otro lado, verifica que haya suficientes tomas de corriente y conexión a internet, para garantizar que no haya interrupciones de ningún tipo.
Paso 8. Realiza promoción y marketing
Para asegurar una buena asistencia al evento, es importante promoverlo de manera efectiva. Por suerte, actualmente son muchas las alternativas para hacerlo. Por ejemplo, puedes hacer promoción y marketing a través de redes sociales, Email marketing o colaboraciones con otras marcas o influencers.
Paso 9. Planifica la ejecución
Antes del día de tu evento empresarial tómate el tiempo para planificar y verificar los siguientes aspectos:
- Revisión final: Realiza una última verificación de la logística, audiovisual y catering.
- Equipo de apoyo: Arma un equipo a cargo de coordinar los detalles y resolver problemas que puedan surgir.
- Atención al cliente: Prepárate para ofrecer un servicio excepcional a los asistentes, asegurándote de que se sientan bienvenidos y atendidos.
Paso 10. No olvides la evaluación post evento empresarial
Prepárate también para cuando haya finalizado tu evento empresarial. En este sentido, debes preparar una evaluación que te servirá para determinar si el mismo ha sido exitoso o no y si hay aspectos que debes mantener, cambiar o mejorar para uno próximo.
Para ello, puedes recoger opiniones de los asistentes sobre su experiencia y comparar los resultados con los objetivos iniciales para medir el éxito e identificar áreas de mejora para el futuro.
