Cuando se emprende un negocio, además de pensar en los posibles beneficios, se han de tener en cuenta los costes que habrá para llevar a cabo la actividad. Para empezar, se han de tener conocimientos de contabilidad básicos. A través de la contabilidad se registran los movimientos económicos y financieros que se dan una empresa.
Algunas de las principales características básicas para llevar una buena contabilidad básica es que haya un registro de todos los movimientos económicos y financieros de toda la empresa, que esta contabilización se lleve con la base establecida en la regulación legal local, ir realizando los registros de las cuentas anuales, los informes financieros y los estados contables. De igual forma es imprescindible ir haciendo un análisis y un seguimiento contable de los estados que han ido realizando. De igual forma es conveniente llevar un método de contabilización vía partida doble, que es un método contable que consiste en registrar una operación dos veces, una en el debe y otra en el haber. Por este método, toda operación de entrada conlleva a una operación de salida. El que recibe es el deudor y el que entrega es el acreedor. La forma más sencilla de llevar esto a cabo es anotando las operaciones que se realizan en un diario con un debe y un haber.
Con la partida doble, el registro que se tiene como norma general es el uso del activo, pasivo y patrimonio neto. Tenemos que tener en cuenta que la suma total del pasivo y el patrimonio neto es el total del activo.
Una de las ventajas que tiene este método es que siempre se sabe el origen del activo que se adquiere siempre, que puede ser un local, una oficina, etc. que puede adquirirse a a través de una vía pasiva, como un crédito o un préstamo, o a través del patrimonio neto. Por lo que, siempre que aumente un activo aumentara una de las partidas de pasivo o de patrimonio neto.
Esta es la clave para analizar de forma exhaustiva la contabilidad de la empresa y así tener una idea de cómo esta funcionando el negocio para ver la viabilidad actual y la futura de la empresa.
Las cuentas anuales son indispensables para obtener una información homogénea de todas las empresas. Normalmente se utilizan para comparar la situación de las empresas entre ellas. Entre los informes se pueden encontrar:
- Balance de situación: Este informe económico-financiero recoge la situación general de la empresa en un momento determinado. La información se compone de activo, pasivo y patrimonio neto.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: En este caso el informe registra el conjunto de ingresos y gastos de la empresa en un intervalo determinado.
- Estado de flujos de efectivo: Se trata de un estado contable que recoge los movimientos del efectivo de la empresa. Con ello se pretende tener un cierto control sobre el destino que ha tenido el líquido del negocio.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: Como bien su nombre indica, trata de explicar la evolución del patrimonio neto: Este oscila empujado por el aumento o disminución del activo o el pasivo.
- Memoria contable: Por último, en esta cuenta anual se puede consultar las aclaraciones y notas que nos podemos encontrar en los anteriores estados contables de forma detallada.
Estos son los informes que se pueden generar de acuerdo con la mayoría de las regulaciones contables.
Tipos de contabilidad
Si bien la contabilidad básica es el tronco del árbol de la contabilidad, existen distintas ramas que emanan con sus propias características y objetivos
- Contabilidad financiera: Recoge los movimientos y actividades que tienen alguna relación con la forma de financiarse de una empresa.
- Contabilidad fiscal. Son el conjunto de procesos contables que se deben realizar para registrar impuestos y obligaciones fiscales.
- Contabilidad interna: Es la contabilidad que se encarga de analizar los costes de la empresa a nivel interno.
- Contabilidad comercial: Este tipo de contabilidad contabiliza la actividad comercial u ordinaria del negocio, como pueden ser las ventas de mercaderías o la prestación de servicios.
- Contabilidad pública: En este caso se trata de la contabilidad que sirve para registrar los movimientos económico-financiero de las distintas administraciones públicas.
Principales costes de una empresa
Los gastos más importantes a considerar a la hora de llevar a cabo una actividad son, principalmente: la inversión inicial, independientemente de cómo se financie la actividad es el mayor gasto que se hará y siempre se querrá recuperar, sueldos y salarios; en muchos casos es la partida más importante, dependerá de la plantilla que se tenga y de los contratos de los empleados; y, por último, el alquiler del local, si no se compra, que no suele ser lo habitual en empresas pequeñas. Estas tres son los principales gastos, pero, luego hay otros que son menores y que no tienen todas las empresas, pero también se han de tener en cuenta:
- El equipo comercial: Contratar un equipo para dar a conocer el producto, es también una inversión. Normalmente, el equipo comercial cobra según se cumplan los objetivos.
- Mantenimiento del inmovilizado: la maquinaria necesita revisiones cada cierto tiempo.
- Gastos financieros: Toda financiación lleva consigo una serie de intereses a los que hay que hacer frente.
- Servicios de gestoría: Muchas empresas externalizan las tareas contables y administrativas.
- Suministros: Hay que pagar los recibos de agua, luz, teléfono o gas.
- Página web: A día de hoy, prácticamente todas las empresas tienen presencia en Internet. Por lo que es imprescindible tener una página web y para ello es necesario contratar los servicios que se ofrecen.
- Posicionamiento en Internet y en las redes sociales. Es importante ser accesibles para los clientes y para ello hay que invertir en especiales en especialistas en posicionamiento SEO y SEM.
- Material: los materiales necesarios para llevar a cabo las tareas administrativas.
Coste de los trabajadores y cómo dar de alta y de baja en la Seguridad Social
Cuando se contrata a un trabajador no solo hay que abonar la retribución salarial que este percibe. Hay un coste bastante superior para la empresa que el sueldo del trabajador. La contratación lleva asociados unos costes que hay que tener en cuenta en los presupuestos y la planificación. El coste laboral de un empleado se desglosa de la siguiente forma:
- 70% se corresponde al sueldo o retribución salarial que es lo que percibirá el trabajador cada mes en su nómina.
- 20% con la cantidad que la empresa paga Seguridad Social del trabajador.
- 10% en concepto de indemnización, prestación social o gasto de formación, etc.
Para calcular la cuota de la Seguridad Social que hay que pagar por cada nuevo empleado hay que tener en cuenta el Convenio Colectivo al que se acoge la empresa, ya que son estos los que rigen el salario base y sus pluses. También, hay que tener en cuenta que cuanto mayor es el salario también es mayor el porcentaje se destinara a pagar cotizaciones sociales e impuestos al Estado. En el caso de que un contrato se indefinido, por ejemplo:
- 23,60% de contingencias comunes.
- 5,5% tipo general de desempleo para un contrato indefinido.
- 0,20% al Fondo de Garantía Social.
- 0,60% para formación profesional.
Aunque estas cifras varían, permiten hacer un cálculo aproximado de cuánto costará tener un trabajador para la empresa, aunque variará dependiendo del tipo del contrato.
Para hacer el cálculo de los costes es necesario saber cuál será el coste que generan los nuevos empleados. Por otro lado, hemos de tener en cuenta que el capital humano es fundamental para una empresa. Un buen servicio al cliente es básico para que los clientes regresen a nuestro local o establecimiento. Conocer estos costes es imprescindible también para saber cuál es el precio que hemos de poner en nuestros servicios y productos.
Aquí va un ejemplo práctico:
María trabaja como diseñadora en una empresa y cobra 1.400 euros al mes. Esto es lo que debería pagar la empresa al mes por tener a María como trabajadora:
- Sueldo bruto: 1.400€/mes.
- Costes de Seguridad Social:
- 23,60% contingencias comunes: el 23.60% de 1.400 son 330 euros.
- 5,5% tipo general de desempleo para contrato indefinido: el 5,5% de 1400 es 77.
- 0,20% FOGASA (Fondo de Garantía Salarial): el 0,20% de 1.400 es 2,8.
- 0,70% para formación profesional: el 0,70% de 1.400 euros es 9,80.
El coste que tiene que tendrá que asumir la empresa en pagar la Seguridad Social es aproximadamente de entre un 30 y un 35% del salario bruto. Así que, aunque María perciba 1.400 euros brutos al mes, el coste que supone para la empresa es de 1.819,6 euros.
Coste de la Seguridad Social = (Sueldo Bruto x 0,2360) + (Sueldo bruto x 0,055) + (Sueldo bruto x 0,0020) + (Sueldo bruto x 0,0070)
Coste del trabajador = Sueldo bruto + Coste de la Seguridad Social
A esto hay que sumarle determinadas cuestiones para el cálculo del coste al que la empresa debe hacerle frente. Como el coste que implica tener que hacer un reclutamiento, estos pueden ser tantos costes materiales porque hay que hacerles pruebas a los candidatos o lo que hay que pagar por publicar ofertas de trabajos en diferentes portales de empleo.
También hay que pagar el material de oficina que necesitará el empleado que dependiendo a lo que se dedique pueden ser muy elevados. Programas de edición, ofimática y ordenadores son caros y hay que tenerlos en cuenta.
Se ha de tener en cuenta también que puede ser que haya que despedir al empleado por lo que habría que indemnizarlo y es un coste adicional. Al igual, dar de alta a un trabajador también cuesta dinero.
Dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social
Para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social existen dos situaciones en las que se puede complicar más: el primero es que el empresario no haya contratado antes personal o que la persona sea la primera vez que trabaja. En ambos casos habrá que hacer una inscripción en la Seguridad Social, bien del nuevo trabajador o de la empresa.
- Inscripción del empresario en el Sistema de la Seguridad Social: Cuando se quiere contratar al primer trabajador de la empresa hay que inscribirse en la Seguridad Social. Cuando lo haga recibirá un código de cuenta de cotización que es un número que lo identificará como empresario con capacidad de contratación. La inscripción tiene que llevarse a cabo antes del inició de la actividad en la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social. El empresario también está obligado a comunicar cualquier cambio en los datos como un cambio de domicilio o de la actividad económica, así como la extinción de la empresa.
- Afiliación del trabajador: Una vez que la persona se da de alta en la seguridad social es para toda la vida. La Tesorería General de la Seguridad Social es el órgano encargado de reconocer esta y ofrece un número de afiliación.
Ambas afiliaciones son requisitos indispensables para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social.
Una vez se tenga el número de afiliado a la Seguridad Social el alta es un acto administrativo a través del cuál la persona que inicia su actividad queda incluída en el campo de aplicación de un determinado Régimen de la Seguridad Social. El alta es obligatoria y las altas y bajas de trabajadores expresan la situación real de los trabajadores en función de que desarrollen la actividad profesional.
Puede haber varias altas simultaneas porque un trabajador desarrolla más de una actividad al mismo tiempo. Si se da este supuesto pude ser porque haya ‘Pluriactividad’: es el trabajador que presta servicios que conllevan el alta en diferentes Regímenes de la Seguridad Social o, por otro lado, encontramos el ‘Pluriempleo’: es el trabajador que presta servicios para dos o más empresas de dentro del mismo régimen.
La solicitud para dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social tiene que llevarse a cabo con carácter previo al inicio de la relación laboral.
Registro del contrato de trabajo en el SEPE
Otro de los pasos para dar de alta a un trabajador es el registro del contrato en el Servicio de Empleo Público Estatal (SEPE). Hay un plazo de diez días para presentar una copia del contrato de trabajo ante el SEPE.
Ingreso de cuotas de cotización
Como empresario, hay que ingresar la cuota de la Seguridad Social y la de los trabajadores a su cargo dentro del mes siguiente a su devengo en cualquier entidad autorizada como Oficina Recaudadora.
El importe de las cuotas depende del tipo de contrato del trabajador y de la cuota por accidentes de trabajo. Normalmente suele ser un 30 % del coste salarial bruto del trabajador, incluyendo pagas extra.
¿Cuáles son las consecuencias de no dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social?
Si el empresario no cumpliera con la obligación de dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, estaría cometiendo una infracción calificada como grave por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que se pena con una multa de entre 626 y 6250 euros.
Además, si el contrato del trabajador que no hubiera sido dado de alta fuera temporal, se podría convertir en indefinido, salvo que la naturaleza del trabajo en sí lo impidiera.
También serán considerados trabajadores fijos, con independencia de la forma de contratación, aquellos que hayan concluido su período de prueba sin que hubieran sido dados de alta, salvo que la naturaleza de las actividades o los servicios que desarrollan fuera claramente temporal.
Capitalizar el paro
Capitalizar el paro es una alternativa para los autónomos que estén recibiendo la compensación por desempleo de su anterior trabajo por cuenta ajena.
Qué significa capitalizar el paro
Capitalizar el paro supone cobrar el desempleo en un pago único para poder emprender como autónomo con el dinero recibido.
Una medida muy interesante si terminas tu contrato por cuenta ajena y quieres emprender tu propio negocio.
Sin embargo, se han de tener en cuenta que la capitalización del paro requiere justificar la inversión para que la finalidad sea únicamente empresarial, entre otros requisitos.
Requisitos y condiciones para capitalizar el paro
La base necesaria para optar a la capitalización del desempleo, como es obvio, es ser perceptor de esta prestación por la Administración Pública.
Pero a esta base hay que sumarle una serie de requisitos necesarios para poder recibir el paro en un pago único:
- No haberte dado de alta en la Seguridad Social todavía como autónomo ni haber comenzado tu actividad.
- Que todavía te queden por percibir, al menos, 3 meses de desempleo.
- No haber accedido a una capitalización del paro en los cuatro años anteriores.
- Acreditar el alta como autónomo estable e iniciar la actividad en el plazo máximo de un mes desde la fecha de aprobación del pago único.
- Si has impugnado un despido que diera paso al desempleo, no podrás solicitar la capitalización hasta que se haya resuelto el expediente de impugnación.
Cómo capitalizar el paro
Para tramitar la capitalización del desempleo es necesario presentar una solicitud formal. Esta solicitud se puede entregar de forma telemática a través de la página del SEPE o en sede física en la oficina de prestaciones o en la oficina de registro de tu ciudad.
