Todos tenemos esa sensación de que las reuniones pueden ser un bloqueo en nuestro día a día laboral, y más cuando somos emprendedores y queremos sacar el trabajo adelante. Por ello hoy queremos darte una serie de consejos que te pueden ayudar a aprovechar más tu tiempo y, sobre todo, a que tus reuniones sean mucho más efectivas.
¿Cómo puedes hacer reuniones productivas?
Si algo hemos aprendido durante el último año, es que trabajando desde casa las reuniones se han multiplicado por diez por el simple hecho de que hay que seguir más de cerca cuál es el estado de un proceso. Eso, como todo, tiene su parte buena y su parte mala. Por un lado nos permite seguir de cerca una tarea aunque no se esté reunido en la misma sala, sino en remoto, y por otro se puede considerar una pérdida de tiempo y un estorbo en la productividad al tener que emplear más tiempo en preparar lo que se va a decir.
Utiliza herramientas
Ya sea que las reuniones sean de forma presencial o en remoto por videollamada, el uso de herramientas se puede considerar imprescindible a día de hoy. Si algo hemos aprendido estando en casa, es que el cuaderno, el bolígrafo y todo tipo de cosas físicas pueden ser sustituidas por herramientas digitales que nos facilitarán más nuestro día a día. Algunas de estas herramientas que puedes utilizar son:
Mapas mentales: Elaborar un mapa mental es algo que puede incrementar la productividad de tus reuniones de forma exponencial. Es un método muy efectivo en sesiones de brainstorming ya que ayuda a que todas las ideas queden por escrito sabiendo cuál es la conexión entre las mismas. También puede ser interesante porque al estar todo en un lugar digital, preferiblemente, puede ser consultado en todo momento por cualquier miembro del equipo.
Videollamadas: Hacer las reuniones de forma online puede resultar más interesante que hacerlo de forma física y, sobre todo, puede ser mucho más productivo. ¿Por qué? Porque estar “solo” permite centrarte más sin ningún tipo de distracción en el tema a tratar. Sí que es cierto que evidentemente para trabajar en equipo lo ideal es estar reunidos de forma presencial, pero para hacer reuniones quizá es un poco mejor hacerlas trabajando en remoto.
Pizarras online: Una de las cosas que todo el mundo odia de cara a las reuniones es saber el tema que se va a tratar pero nada más. El uso de una pizarra online permite a todo el equipo estar conectado ya que, entre otras muchas cosas, puedes comentar no solo el tema a tratar sino también todos los puntos para que todo el equipo vaya con el trabajo hecho de antes. Además, si recoges toda la información en una pizarra virtual también va a ayudar a esos miembros del equipo que son más tímidos a poder participar porque quizá en las reuniones presenciales están más cohibidos y, de esta forma, podrán aportar su granito de arena que seguro que es muy importante. Además, esto es un buen punto perfecto para poder modernizar tu negocio.
No vayas directo al grano
Algo que no ayuda nada en las reuniones es comenzar rápido con el tema a tratar. Psicológicamente puede resultar muy abrumador pasar directamente a la acción, por ello te recomendamos que hagas un rompehielos. Un rompehielos es un juego rápido que permite crear un ambiente distendido para que todos los participantes puedan soltarse y tomar confianza antes de pasar a lo realmente importante. De esta forma puedes asegurarte de que todos están preparados para la reunión.
Asegúrate de que estén las personas indicadas
Puede parecer una obviedad, pero es muy importante saber quiénes son las personas que tienen que participar en la reunión. ¿Quién no ha estado en una reunión pensando que sobraba? Para que la reunión sea efectiva, el organizador debe asegurarse de que las personas que asisten sean las correctas y que todos pueden aportar. No tiene sentido invitar a alguien del equipo de marketing a una reunión sobre renovaciones. Claro que puede aportar, pero igual la gente de ventas tiene algo mejor que decir, ¿no crees?
Dentro de las personas invitadas a la reunión tienes que dejar claro quién será el facilitador, es decir, la persona que lleve la voz cantante en la reunión. De esta forma se podrá preparar todo bien para hacer que todos participen de la mejor manera para que la productividad se dispare. Además, tiene que encargarse del tiempo, porque el tiempo es oro y si se deja un tiempo determinado es por algo, de otra forma, los miembros pueden ponerse nerviosos porque hay muchas más cosas que hacer y se distraen.
Una vez finalizada la reunión puede que haya acabado, evidentemente, pero lo ideal es que ese facilitador haga un resumen de las ideas más importantes para poder mandarla a todos los miembros que han estado presentes, ya sea en forma de mapa mental o en una pizarra virtual para que todo el que quiera pueda consultarlo en todo momento con tan solo un golpe de vista. Siendo emprendedor, ya te enfrentas a muchos retos en tu día a día, no permitas que las reuniones sean uno de ellos siguiendo nuestros consejos. ¡Suerte!
