Seguro que has visto a esas personas que parece que les cunde el día de más. Que les da tiempo a hacer de todo, y todavía les sobra tiempo para irse a cenar. Su día no tiene 24 horas, tiene 37. ¿Cómo lo hacen? Es la pregunta que todos nos hacemos, pero es tan simple como ser productivo y saber organizarse. Así que te vamos a dar algunos consejos para que seas capaz de ser productivo.
Planea tu día la noche anterior
Los expertos aseguran que buena parte de los problemas de sueño vienen porque estamos pensando en lo que tenemos que hacer al día siguiente. Eso hace que el cerebro no descanse correctamente. Por eso, recomiendan tomarse un tiempo antes de acostarse para organizar todo lo que hay que hacer al día siguiente.
Está bien hacerse un cuadrante de todo lo que quieres hacer y el orden que vas a seguir. ¿Qué tengo pendiente? ¿A qué hora tengo las reuniones? ¿Qué me va a llegar mañana? Hazte un esquema y trata de cumplirlo. Es la única manera de que seas eficiente. Ojo, que conviene que también tomes buena nota del tiempo que vas a dedicar a cada una de esas tareas. Intenta ser estricto con ellas.
Empieza con algo de ejercicio
Hacer deporte despeja la mente. Ayuda a estirar los músculos, generar endorfinas y a relajarnos. No hace falta correr kilómetros y kilómetros. Basta con que hagas unos minutos de ejercicio, una rutina con la que te sientas cómodo y te ayude a desperezarte. Te ayudará a ver las cosas con otra visión.
Además, el hacer deporte te va a ayudar a sentirte más enérgico y a tener ganas de hacer cosas. Por tanto, que no te tiemblen las piernas si alguien te plantea la opción de dar el salto y ponerte las zapatillas.
Cuida la alimentación
Parece mentira, pero aquello que comemos influye notablemente en nuestra forma de ver la vida. El coaching Matt Mayberry recuerda que todo lo que «echamos» en el cuerpo, afecta a nuestra atención y a nuestro bienestar a lo largo del día. Por eso, recomienda tomar alimentos que sean saludables (zumos, smoothies, cereales) y que nos ayudarán a estar listos a primera hora de la mañana.
Durante el resto del día hay que procurar huir de las comidas pesadas. Todo lo contrario, cuanto más frugal sea nuestro almuerzo, menos sensación de pesadez tendremos y, por tanto, seremos capaces de ser mucho más productivos durante toda la jornada.
Líbrate de lo accesorio y céntrate en lo importante
Es una de las recomendaciones de Steve Jobs en su decálogo para aumentar la productividad. Considera que a lo largo del día perdemos tiempo en cosas que no van a darnos ningún tipo de beneficio. Así que empezó aplicando eso a Apple, y eliminó del catálogo de la compañía buena parte de los productos. El objetivo era simplificar la estructura para centrarse en lo que es realmente rentable.
Así que ya sabes, si tienes mucho trabajo, empieza a plantearte que vas a necesitar decir que NO más a menudo. Ocúpate, exclusivamente, de aquello que puedas hacer. Ni más, ni menos. No merece la pena que te ocupes de otras cosas.
Aprende a delegar
No eres indispensable. Al contrario. Cada uno tiene que centrarse en lo que debe hacer. Es decir, la gente de Recursos Humanos en lo suyo; Financieros en las finanzas, y así. Tú no eres un super hombre que puede controlarlo todo. A la inversa, necesitas tener la mente despejada para saber en qué estás centrado. Así que no pierdas el tiempo en tonterías. ¡Delega! Y deja que cada uno se ocupe de lo suyo.
Cuidado con el email
Un estudio del Instituto Georgia Tech cifra en 112 emails diarios los que te pueden llegar a tu cuenta de correo corporativa. Así que ponte las pilas. No puedes dedicar horas y horas a contestarlos. Los expertos en productividad recomiendan no dedicar más de un minuto por correo electrónico. Si te va a llevar más tiempo, lo mejor es olvidarlo.
Lo mismo ocurre si no entiendes de qué va el asunto, o si no terminas de ver claro qué vas a responder. Ya lo harás después o, sino, ya te llamarán o volverán a escribir con el mensaje. Lo mismo puede aplicarse a los WhatsApp o las llamadas. Es una tontería perder el tiempo con ellas. Te van a descentrar y van a hacer que pierdas atención.
Lo urgente o lo importante
Hay que aprender a diferencias lo que tenemos entre manos. Hay cosas que requieren nuestra atención inmediata, es decir, que son importantes. Sin embargo, hay otras que pueden ser urgentes y no ser tan importantes y pueden esperar. Si te pones a hacer todo lo que que te ha llegado ‘para ayer’ es posible que no hagas absolutamente nada más.
Lo importante es lo que te va a acercar al objetivo de productividad que estamos buscando. Así que ya sabes, empieza a diferencias. Y no, ese email que te acaba de llegar -seguramente- será urgente pero no será importante. Piénsalo y decide qué debes hacer con él.
Ordena tu mente
Parece un tópico pero es muy útil. Trata de identificar la regla del 80/20. Es decir, ¿cuál es el 20% de tu trabajo que te va a dar el 80% de los resultados? Pues ahí lo tienes. Por ahí tienes que empezar. Así que hay que enfocarse -como decíamos- en lo realmente importante. Hay que eliminar todas las decisiones que sean triviales e ignorar aquellas cosas que no vayan a facilitarte la tarea.
Piensa que tu tiempo también vale dinero, si no lo rentabilizas estarás perdiendo pasta. Así que empieza a fijarte esos objetivos en la cabeza. Si no, nunca vas a llegar a ellos.
Descansa
Ten en cuenta que es importante no estar concentrado el 100% del tiempo. Al revés. Necesitas trabajar en bloques y tomarte un descanso. Lo ideal, según los expertos, es trabajar en bloques de 90 minutos y descansar entre 10 y 15 minutos. De ese modo, podremos despejar la mente y prepararla para nuevos objetivos que te hayas fijado.
Durante ese tiempo no estés solo. Intenta pasear por la oficina, hablar con los compañeros o bajar a tomarte un café al bar o a la máquina. Tienes que intentar cambiar el chip para afrontar lo que viene por delante.
Tiempo para ti
Este es el punto más importante. Tú eres lo más importante, por lo que necesitas tener todos los días una o dos horas para ti. Un tiempo para el deporte, para dar un paseo o para dedicarlo a la familia. No te va a servir de nada estar todo el día pensando en el trabajo. A la inversa, sólo servirá para que te genere problemas de salud o ansiedad. ¿A que no te apetece? Pues cambia el chip y ponte las pilas.
Son sólo algunos consejos, pero si los sigues seguro que vas a ampliar tu nivel de productividad.
